Actividades interactivas
2. Tratamiento de la documentación laboral
La documentación generada durante el proceso de selección y durante el tiempo que dure el contrato necesita ser tratada correctamente, teniendo en cuenta, sobre todo, las normas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.
La gestión de la documentación de los trabajadores que se incorporan a la empresa comienza con la apertura de un expediente personal, donde se guarda, de forma ordenada, la documentación relacionada con el historial laboral de cada trabajador.
Documentos administrativos
En el siguiente vídeo analizaremos los documentos que se generan tras la contratación de los trabajadores por parte de la
empresa, así como el tratamiento que se les debe dar.
2.1. Expediente personal
El expediente es el conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador: formación, puestos de trabajo desempeñados, funciones, tipos de contratos laborales que ha tenido, etc.
El expediente en papel consta de los siguientes elementos:
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Carpetilla: es el contenedor físico en el que se guarda el expediente.
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Documentación: son los diferentes documentos que forman el expediente.
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Extracto o resumen: es una relación de los documentos de que consta el expediente personal.
A. Documentación del expediente
En el expediente se puede encontrar documentación aportada por el trabajador, documentos generados en la empresa, documentación procedente de la Administración pública, de otras empresas y de instituciones públicas o privadas.
Te presentamos una relación de los documentos más frecuentes aportados al expediente en la Tabla 5.4.
B. Actualización de los expedientes
Los expedientes sufren variaciones: prórrogas, finalizaciones o modificaciones de contratos, ascensos, excedencias, cambios de tareas, formación continua o cambios familiares.
IMPORTANTE
Expediente digital
Las empresas suelen digitalizar el expediente personal de sus trabajadores con programas informáticos diseñados para ello o bien mediante bases de datos adaptadas a sus necesidades.
El sistema de digitalización debe garantizar la integridad del expediente, la conservación y la protección de los datos de carácter personal.
La digitalización no excusa de la obligación de conservar algunos de los documentos en formato papel y conservarlos en los plazos establecidos en diferentes normas jurídicas.
La comunicación de las variaciones en algunos datos puede tener importantes consecuencias; por ejemplo: la notificación del nacimiento de un hijo o la discapacidad de un ascendiente con el que se conviva pueden acarrear una disminución en la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o generar beneficios sociales como guarderías, residencias de vacaciones, ayudas para estudios, etc.
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Documentación relativa a la incorporación
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Documentación relativa a la formación y el desarrollo
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Tabla 5.4. Documentación que forma parte del expediente de los trabajadores.
El empresario y la Seguridad Social
¿Cuáles son las obligaciones que tienen las empresas para con la Seguridad Social? Veremos qué tipos de obligaciones implican
para la empresa la contratación o despido de trabajadores y el pago de sus salarios y cómo estas obligaciones definen la relación
del empresario con la Seguridad Social.
2.2. Conservación de los documentos de carácter laboral
Fig. 5.4. La legislación laboral, la legislación fiscal, el Código de Comercio y otras normas marcadas por algunas administraciones
establecen los plazos de conservación legales de los documentos generados en el ámbito empresarial.
Las relaciones laborales generan mucha documentación de carácter económico, como las nóminas, los documentos del pago de la cotización a la Seguridad Social y las retenciones a cuenta del IRPF. El papel del administrativo es muy importante en este aspecto, ya que es la persona que controla toda esta documentación.
La documentación de carácter económico, además de justificar el pago del salario, acredita los gastos reflejados en la contabilidad de la empresa, el pago de impuestos (IRPF e Impuesto sobre Sociedades) o el cobro de subvenciones y bonificaciones.
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Legislación laboral
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Legislación fiscal
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Cuatro años, a contar desde la liquidación de los impuestos, ya que se trata de documentos justificativos de gastos fiscalmente deducibles.
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Código de Comercio
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Seis años, a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable.
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Otras normas
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Algunas administraciones establecen mayores plazos de conservación cuando conceden subvenciones relacionadas con los salarios;
por ejemplo, las subvenciones del Fondo Social Europeo para la formación de los trabajadores se deben conservar 10 años.
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Tabla 5.5. Plazos de conservación de la documentación de carácter laboral.
Periodo de conservación de las nóminas
A un técnico administrativo que trabaja en el Departamento de Recursos Humanos le han encargado la tarea de expurgar los archivos (destrucción de los documentos que han perdido valor administrativo) y realizar un informe indicando hasta qué fechas se deben conservar determinados documentos.
Algunos de los documentos en los que se plantea dudas son las nóminas de enero de 2017.
Solución:
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Según la normativa laboral: 4 años desde que vence el plazo para liquidar las cotizaciones correspondientes al mes de enero (el plazo vence el 28 de febrero de 2017); por tanto, se conservarán hasta el 28 de febrero de 2021.
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Según la normativa mercantil: 6 años después del cierre del ejercicio contable el 31 de diciembre de 2017 (hasta el 31 de diciembre de 2023).